Håndtere på telefon? 10 ideer for en bedre telefonkonferanse

(Bilde via DepositPhotos)

Hvordan kan jeg administrere personer jeg ikke kan se?

Det er et spørsmål jeg får fra en god del ledere som jobber med eksterne ansatte og frilansere og kommuniserer med dem via Skype, Google Hangouts, e-post, nettprat og, ja, telefon.

Det er tydelig av det lederne spør om at til tross for innovasjonene innen kommunikasjonsteknologi, er det fortsatt utfordrende å kommunisere effektivt med folk som jobber et annet sted.

Jeg husker utfordringen godt. I min første tildelte skrivebordsjobb hos The Philadelphia Inquirer koordinerte jeg avisens dekning av New Jersey, og lærte mye om kasinogambling, tranebærmyrer, Superfund-nettsteder for giftig avfall og korrupte politikere. Fordi jeg var i Philadelphia og de fleste av de ansatte jobbet i byråer i Trenton og peker sørover, lærte jeg også mye om telefonledelse.

I årene etter (og det har vært en del), har min bruk av telefonen ofte innebåret å samle grupper av mennesker til konferansesamtaler. Noen ble oppringt for å komme med kunngjøringer eller dele informasjon. Andre ga en måte å brainstorme ideer på eller diskutere tilnærminger til et problem. Noen ble holdt månedlig, ukentlig eller til og med daglig slik at medlemmer av de desentraliserte ansatte kunne orientere hverandre og planlegge sammen. Og noen ble kalt til å ta seg av spesifikke engangsproblemer.

Nylig hørte jeg fra en leder som ba om tips for å tilrettelegge for en effektiv telefonkonferanse. Jeg erkjenner at dette er en kunst, ikke en vitenskap, og at du bør skreddersy din individuelle tilnærming til de unike behovene og egenskapene til gruppen din, og jeg tilbyr disse ideene. Jeg håper de er til hjelp.

1 . Kjenn deltakerne. Det første trinnet i å foreta en vellykket konferansesamtale finner sted lenge før noen ringer inn. Du må kjenne deltakerne – og de må kjenne deg. Så besøk dine avsidesliggende steder så ofte som mulig. Kunne sette ansikter med stemmene. (Jeg jobbet med to freelance stringers i Jersey i fire år og møtte dem aldri personlig.) Du kan kanskje ikke besøke byråansatte og frilansere hver uke, eller til og med hver måned, så når du kan, få besøket til å telle - ta opp arbeidsproblemer som lar hver av dere se den andre i aksjon.

to. Sette et mål. Selv om samtalen holdes hver uke for å diskutere saker som den kommende søndagsutgaven, nettstedets beregninger eller et langsiktig prosjekts fremgang, bør du etablere et klart mål for hver samtale. Hvis alt du vil gjøre er å sørge for at alle vet hva kollegene deres jobber med, kan du fortelle alle om å sende inn noe skriftlig og dumpe et møte. Men hvis du ønsker å identifisere ukens beste historie og dele ideer til presentasjonen, sørg for at alle på samtalen vet det på forhånd – og hjelper til med å få det til. Husk at hvis du inviterer meg til en samtale, må jeg forstå hvorfor jeg er der og hva jeg forventes å bidra med til suksessen. Det begynner når jeg forstår målet ditt. (Og vær realistisk. Du kan ikke lage en strategi for sosiale medier på en 60-minutters samtale. Men du kan bli enige om en prosess og tildele oppgaver til de som er involvert i prosjektet. Det er fremskritt.)

3. Forbered en agenda. Og del det. Før samtalen, send en e-post til deltakerne som inkluderer målet for samtalen og eventuelle spesifikke diskusjonspunkter. Å fortelle meg på forhånd hva vi skal diskutere gir meg en sjanse til å tenke over saken og hva jeg kan bidra med. Hvis jeg er introvert, har du bare hjulpet meg mye. Inkluder også i e-posten navnene på de som skal delta. Det vil hjelpe meg å se hvem som sitter rundt dette virtuelle konferansebordet.

4. Start (og slutt) i tide. Hvis det er vanskelig å holde et personlig møte når folk kommer til enhver tid, er det enda vanskeligere når de deltar i en telefonkonferanse etter at den har startet. Hvis samtalen skal starte klokken 14, start den klokken 14. og følge opp de som kronisk kommer for sent. Og for din del, sørg for å avslutte samtalen når du sa at den ville avsluttes.

5. Ta rull. I begynnelsen av en samtale liker jeg at deltakerne i samtalen kunngjør sin tilstedeværelse. Dette oppnår to ting: det hjelper deltakerne å se hvem som sitter rundt det virtuelle konferansebordet; og det gir meg en sjanse til å lage en sjekkliste over hvem som er på samtalen – slik at jeg kan sørge for at alles stemme blir hørt.

6. Sett forventninger til deltakelse. Ring folk. Konferansesamtaler, som alle møter, lar deg sende en rekke meldinger, som: 'Vi trenger ideene til alle i denne organisasjonen.' 'De høyeste stemmene vil ikke ha en fordel.' 'Vi vil behandle alles ideer med respekt.'

For mange telefonkonferanser, som for mange personlige møter, bryter med disse prinsippene, og organisasjonen er dårligere for det. Som tilrettelegger, hold styr på hvem som snakker og spør de som er stille hva de tenker. Hvis noen er i ferd med å snakke for 26^thgang, si høflig: 'Før du snakker, William, hvorfor hører vi ikke fra Susan?' Ikke glem, dette er din anrop.

Og vær forsiktig med å fraråde deltakelse med dine meninger - ordene dine veier mye. Igjen, husk at møtet er ditt. Du kan snakke når du vil. Så la andre gå først.

7. Hold deg på sporet. Hold øye med målet ditt og samtalen på punkt. Når en diskusjon utformet for å fremkomme med ideer for å forbedre ytelsen til deadline, vandrer inn i en krangel om hvem som gjorde hva en kveld i oktober. Gjenta målet og oppsummer gruppens fremgang så langt. La så diskusjonen gjenopptas.

8. Ikke vær redd for stillhet. Å tolke stillheten på en telefonkonferanse er noe av en kunst. Mange tilretteleggere antar at stillhet betyr at diskusjonen har stoppet opp, og det er deres ansvar å sette i gang samtalen. Men husk den gode reporterens svar på stillhet: la det henge. Personen som blir intervjuet fyller det ofte - og noen ganger tar samtalen til et dypere sted. Eller svar på stillheten ved å omformulere problemet under diskusjon; stille et spørsmål som hjelper gruppen å se på saken fra et annet perspektiv. Bunnlinjen: Ikke la stillhet få deg til å forlate en diskusjon for raskt. Det kan fortsatt ha gode steder å gå.

9. Bli enige om neste trinn. Når du nærmer deg slutten av en samtale, oppsummer hva gruppen har oppnådd, relater det til møtets uttalte mål og foreslå neste trinn. Hva vil du gjøre med resultatet fra møtet? Hva trenger du at de andre i samtalen skal gjøre? Hvem vil rapportere tilbake ved neste samtale? Når blir det? Gi alle en klar følelse av hvorfor samtalen var en produktiv bruk av tiden deres.

10. Følg opp med e-post. Noen ledere liker at noen i samtalen tar detaljerte minutter og distribuerer dem til deltakerne etterpå. Jeg lener meg vanligvis til en kortere oppfølgings-e-post der jeg oppsummerer hva vi oppnådde og hva vi ble enige om skulle være neste trinn. Men la situasjonen styre din oppfølging. Hvis målet ditt var å brainstorme ideer for den kommende valgkampen og samtalen genererte 57 ideer, vil en e-post som viser alle dem fortelle gruppen at den har mange gode ideer. Hvis målet ditt var å markere fremgangen til et pågående opplæringsprogram for ansatte, kan et kort avsnitt være tilstrekkelig.

Viktigst av alt, husk at administrasjon av ansatte via telefon er avhengig av de samme grunnprinsippene som personlig ledelse. Din suksess vil stige og falle på kvaliteten på relasjonene du bygger med de ansatte. Og hver interaksjon du har med dem - enten det er en-til-en eller i en gruppe - bidrar til kvaliteten på disse relasjonene.

Ring unna. (Bare tuller.)